Penerapan Sistem Informasi dalam Bidang Procurement

Procurement

Procurement  adalah semua aktivitas yang melibatkan proses mendapatkan barang meliputi pembelian juga kegiatan logistik seperti, transportasi barang masuk dan penyimpanan di gudang sebelum digunakan.  Procurement  atau kegiatan pengadaan barang tidak hanya terbatas pada aktivitas purchasing atau pembelian, yang selama ini dianggap sama oleh sebagian besar orang.

E- procurement  merupakan proses pengadaan barang atau lelang dengan memanfaatkan teknologi informasi dalam bentuk website. Sedangkan menurut (Chaffey, 2007) e-procurement  adalah merupakan integrasi dan manajemen elektronik terhadap semua aktivitas pengadaan termasuk permintaan barang dan jasa.

E-procurement merupakan suatu proses pengadaan yang mengacu pada penggunaan internet sebagai sarana informasi dan komunikasi yang meliputi pencarian sumber daya, negosiasi, pemesanan, dan pembelian. Selain itu juga mendefinisikan e-procurement sebagai penggabungan manajemen, otomatisasi, dan optimisasi dari suatu proses pengadaan suatu organisasi dengan menggunakan sistem elektronik berbasis web. Juga menambahkan definisi tentang e-procurement yaitu sebuah teknologi yang dirancang untuk memfasilitasi pengadaan barang melalui internet.

Secara umum tujuan diterapkannya e-procurement adalah untuk menciptakan efisiensi , transparansi dan efektifitas serta akuntabilitas dalam pengadaan barang dan jasa melalui media elektronik antara pengguna jasa serta pihak yang menyediakan jasa. (Demin, 2002) juga menambahkan mengenai tujuan e-procurement adalah untuk memperbaiki tingkat layanan kepada para pengguna dan mengembangkan sebuah pendekatan pengadaan yang lebih terintegrasi melalui rantai suplai perusahaan yang bersangkutan , serta untuk membuat lebih efektif dalam penggunaan sumber daya manusia dalam proses pengadaan.

Dalam penerapan e-procurement telah diperoleh beberapa manfaat seperti yang dijelaskan oleh (Teo & Lai, 2009) yang membagi keuntungan dari e-procurement menjadi 2 yaitu keuntungan yang dirasakan secara langsung (meningkatkan kevalidan data, meningkatkan efisiensi dalam proses pengadaan, proses aplikasi yang lebih cepat, mengurangi biaya operasional juga administrasi) dan keuntungan yang tidak langsung (e-procurement membuat pengadaan menjadi lebih dapat berkompetisi , meningkatkan pelayanan pada konsumen, dan meningkatkan hubungan dengan rekan kerja). Selain itu (Panayiotou, Gayialis, & Tatsiopoulos, 2004) juga menambahkan yaitu e-procurement dapat mengurangi jumlah biaya distribusi (rata-rata sebesar 1 %), mengurangi biaya per tender (rata-rata 20% cost per tender), dapat memberikan lead time savings (untuk open tender rata-rata 6,8 bulan – 4,1 bulan dan untuk tender terbatas rata-rata 11,8 bulan-7,7 bulan), peningkatan kualitas proses (proses pemesanan barang yang simpel, mengurangi penggunaan kertas, pemborosan mempersingkat jalur birokrasi, adanya standarisasi proses dan dokumentasi.

Komponen E-Procurement

Komponen e-procurement meliputi:

• Perangkat keras (hardware)

Adalah perangkat alat keras yang digunakan untuk mendukung e-procurement, contohnya adalah komputer.

• Perangkat lunak (software)

Adalah Software yang berfungsi sebagai sistem yang menjalankan e-procurement, contohnya ERP.

• Sumber daya manusia (brainware)

Adalah Operator yang menjalankan sistem e-procurement.

• Pemakai atau pengguna (user)

Adalah orang yang menggunakan sistem. Peran user sangat penting dalam sistem pengadaan barang on line. Tanpa adanya user, sistem tidak dapat berjalan dengan baik karena tujuan pembuatan e-procurement adalah untuk user.

• Kebijakan (policy)

Adalah pengatur sistem yang sedang berjalan dan memberikan kebijakan terhadap e-procurement

• Tata kelola (governance)

Adalah aturan dari pemerintah yang menjadi acuan pembuatan atau pelaksanaan e-procurement

• Proses (business process)

Adalah pProses bisnis yang terdapat pada perusahaan tertentu yang akan menjadi dasar dari e-procurement

• Infrastruktur perusahaan

Adalah Infrastruktur dalam perusahaan dimana infrastruktur saling berintegrasi untuk mencapai tujuan.

Prinsip E-Procurement

Beberapa prinsip dari e-procurement adalah sebagai berikut.

• At the right place

Maksudnya adalah bahwa E-procurement memastikan bahwa barang akan dikirim ke tempat yang tepat . Pengiriman barang akan berlangsung efektif dengan tingkat keakuratan 100% karena jalur pengiriman yang sudah diatur oleh sistem.

• Delivered at the right time

Dengan E-procurement dipastikan bahwa barang dikirim dengan tepat waktu. Pengiriman barang juga berlangsung dengan efektif karena barang atau material yang dibutuhkan dikirim tepat pada waktunya.

• Are of the right quality

Dengan E-procurement dipastikan bahwa kualitas barang yang sampai telah sesuai dengan pesanan.

• Of the right quantity

Dengan E-procurement dipastikan bahwa barang yang sampai sesuai dengan jumlah pesanan.

• From the right source

Dengan E-procurement dipastikan bahwa barang yang dipesan berasal dari sumber yang benar.

Pengaruh E-procurement Terhadap Good Governance

Sebelum adanya e-procurement, pengadaan barang/jasa pemerintah masih memiliki kelemahan dalam sistem prosedur, diantaranya:

1. Tidak transparan/terbuka;
2. Tidak dapat diketahui dengan mudah dan terus-menerus;
3. Ketentuan-ketentuan pengadaan tidak jelas dan multitafsir serta persyaratan-   persyaratan yang berlebihan
4. Adanya peluang yang memungkinkan stake holder terkait untuk saling intervensi;
5. Tata cara evaluasi penawaran yang kurang jelas mengandung ketidakpastian;
6. Menghasilkan penyedia jasa yang diragukan kemampuan dan keahliannya untuk dapat menyelesaikan pekerjaan yang berkualitas.

Dilihat dari kelemahan sistem prosedur tersebut, maka dapat disimpulkan bahwa pengadaan barang/jasa pemerintah sebelum diberlakukannya e-procurement sangat tidak efisien dan efektif. Dengan adanya e-procurement diharapkan dalam pengadaan barang/jasa pemerintah sesuai dengan prinsip pengadaan barang dan jasa pemerintah, yaitu efisien, efektif, bersaing, transparan, adil/tidak diskriminatif dan tanggung jawab. Dengan terpenuhinya prinsip tersebut, maka pemerintah dapat menciptakan good governance, yang mana prinsip dalam pengadaan barang/jasa tersebut memenuhi kriteria sebagaimana suatu pemerintahan dapat dikatakan sebagai good governance.

Tujuan dan Manfaat E-Procurement

Secara umum, tujuan dari diterapkannya e-procurement yaitu untuk menciptakan transparansi, efisiensi, dan efektivitas serta akuntabilitas dalam pengadaan barang dan jasa yang dilakukan melalui media elektronik (on line) antara pengguna barang / jasa dan penyediabarang/ jasa. E-procurement dapat memperbaiki tingkat layanan kepada para user, mengefektifkan penggunaan sumber daya manusia dalam proses pengadaan, memenuhi kebutuhan akses informasi yang real time, serta mendukung proses monitoring dan audit.

Dari penerapan e-procurement, manfaat yang dapat diperoleh antara lain:

• Keuntungan langsung: meningkatkan akurasi data, meningkatkan efisiensi dalam operasi, proses aplikasi yang lebih cepat, mengurangi biaya administrasi, mengurangi biaya operasi, dan mengurangi supply cost.
• Keuntungan tidak langsung: membuat pengadaan lebih kompetitif, meningkatkan layanan kepada konsumen, meningkatkan hubungan mitra kerja, mempersingkat birokrasi, standarisasi proses, dan dokumentasi

Hambatan dalam Penerapan E-Procurement

Ada beberapa hambatan dalam penerapan e-procurement, antara lain karena banyak bisnis kecil dan menengah yang lambat dalam pengadaan secara online. Selain itu, jumlah pemasok yang memiliki perlengkapan untuk berpartisipasi dalam sebuah proses e-procurement juga tidak banyak.

Beberapa masalah yang perlu diperhatikan dalam menerapkan e-procurement, yaitu:

• Pemasok-pemasok yang mampu mendukung fitur elektronik
• Pencarian pemasok baru
• Biaya transaksi
• Ketersediaan konten dan transparansi proses

Referensi:

• http://yosita.staff.st3telkom.ac.id/2015/10/22/hello-world/
• kepo.unikom.ac.id/30370/1/05-kajian-e-proc-andri.pdf

Kelompok 6

• Rio Rizky Abadi_(41816010022) ♂
• Rully Setiawan_(41816010031) ♂
• Shabrini_(41816010141) ♀
• Susi Sunarsih_(41816010043) ♀
• Wahyu Hidayat_(41814010051) ♂
• Yoga Wayan Pratama_(41816010025) ♂