Penerapan Sistem Informasi dalam Bidang Procurement

Procurement

Procurement  adalah semua aktivitas yang melibatkan proses mendapatkan barang meliputi pembelian juga kegiatan logistik seperti, transportasi barang masuk dan penyimpanan di gudang sebelum digunakan.  Procurement  atau kegiatan pengadaan barang tidak hanya terbatas pada aktivitas purchasing atau pembelian, yang selama ini dianggap sama oleh sebagian besar orang.

E- procurement  merupakan proses pengadaan barang atau lelang dengan memanfaatkan teknologi informasi dalam bentuk website. Sedangkan menurut (Chaffey, 2007) e-procurement  adalah merupakan integrasi dan manajemen elektronik terhadap semua aktivitas pengadaan termasuk permintaan barang dan jasa.

E-procurement merupakan suatu proses pengadaan yang mengacu pada penggunaan internet sebagai sarana informasi dan komunikasi yang meliputi pencarian sumber daya, negosiasi, pemesanan, dan pembelian. Selain itu juga mendefinisikan e-procurement sebagai penggabungan manajemen, otomatisasi, dan optimisasi dari suatu proses pengadaan suatu organisasi dengan menggunakan sistem elektronik berbasis web. Juga menambahkan definisi tentang e-procurement yaitu sebuah teknologi yang dirancang untuk memfasilitasi pengadaan barang melalui internet.

Secara umum tujuan diterapkannya e-procurement adalah untuk menciptakan efisiensi , transparansi dan efektifitas serta akuntabilitas dalam pengadaan barang dan jasa melalui media elektronik antara pengguna jasa serta pihak yang menyediakan jasa. (Demin, 2002) juga menambahkan mengenai tujuan e-procurement adalah untuk memperbaiki tingkat layanan kepada para pengguna dan mengembangkan sebuah pendekatan pengadaan yang lebih terintegrasi melalui rantai suplai perusahaan yang bersangkutan , serta untuk membuat lebih efektif dalam penggunaan sumber daya manusia dalam proses pengadaan.

Dalam penerapan e-procurement telah diperoleh beberapa manfaat seperti yang dijelaskan oleh (Teo & Lai, 2009) yang membagi keuntungan dari e-procurement menjadi 2 yaitu keuntungan yang dirasakan secara langsung (meningkatkan kevalidan data, meningkatkan efisiensi dalam proses pengadaan, proses aplikasi yang lebih cepat, mengurangi biaya operasional juga administrasi) dan keuntungan yang tidak langsung (e-procurement membuat pengadaan menjadi lebih dapat berkompetisi , meningkatkan pelayanan pada konsumen, dan meningkatkan hubungan dengan rekan kerja). Selain itu (Panayiotou, Gayialis, & Tatsiopoulos, 2004) juga menambahkan yaitu e-procurement dapat mengurangi jumlah biaya distribusi (rata-rata sebesar 1 %), mengurangi biaya per tender (rata-rata 20% cost per tender), dapat memberikan lead time savings (untuk open tender rata-rata 6,8 bulan – 4,1 bulan dan untuk tender terbatas rata-rata 11,8 bulan-7,7 bulan), peningkatan kualitas proses (proses pemesanan barang yang simpel, mengurangi penggunaan kertas, pemborosan mempersingkat jalur birokrasi, adanya standarisasi proses dan dokumentasi.

Komponen E-Procurement

Komponen e-procurement meliputi:

• Perangkat keras (hardware)

Adalah perangkat alat keras yang digunakan untuk mendukung e-procurement, contohnya adalah komputer.

• Perangkat lunak (software)

Adalah Software yang berfungsi sebagai sistem yang menjalankan e-procurement, contohnya ERP.

• Sumber daya manusia (brainware)

Adalah Operator yang menjalankan sistem e-procurement.

• Pemakai atau pengguna (user)

Adalah orang yang menggunakan sistem. Peran user sangat penting dalam sistem pengadaan barang on line. Tanpa adanya user, sistem tidak dapat berjalan dengan baik karena tujuan pembuatan e-procurement adalah untuk user.

• Kebijakan (policy)

Adalah pengatur sistem yang sedang berjalan dan memberikan kebijakan terhadap e-procurement

• Tata kelola (governance)

Adalah aturan dari pemerintah yang menjadi acuan pembuatan atau pelaksanaan e-procurement

• Proses (business process)

Adalah pProses bisnis yang terdapat pada perusahaan tertentu yang akan menjadi dasar dari e-procurement

• Infrastruktur perusahaan

Adalah Infrastruktur dalam perusahaan dimana infrastruktur saling berintegrasi untuk mencapai tujuan.

Prinsip E-Procurement

Beberapa prinsip dari e-procurement adalah sebagai berikut.

• At the right place

Maksudnya adalah bahwa E-procurement memastikan bahwa barang akan dikirim ke tempat yang tepat . Pengiriman barang akan berlangsung efektif dengan tingkat keakuratan 100% karena jalur pengiriman yang sudah diatur oleh sistem.

• Delivered at the right time

Dengan E-procurement dipastikan bahwa barang dikirim dengan tepat waktu. Pengiriman barang juga berlangsung dengan efektif karena barang atau material yang dibutuhkan dikirim tepat pada waktunya.

• Are of the right quality

Dengan E-procurement dipastikan bahwa kualitas barang yang sampai telah sesuai dengan pesanan.

• Of the right quantity

Dengan E-procurement dipastikan bahwa barang yang sampai sesuai dengan jumlah pesanan.

• From the right source

Dengan E-procurement dipastikan bahwa barang yang dipesan berasal dari sumber yang benar.

Pengaruh E-procurement Terhadap Good Governance

Sebelum adanya e-procurement, pengadaan barang/jasa pemerintah masih memiliki kelemahan dalam sistem prosedur, diantaranya:

1. Tidak transparan/terbuka;
2. Tidak dapat diketahui dengan mudah dan terus-menerus;
3. Ketentuan-ketentuan pengadaan tidak jelas dan multitafsir serta persyaratan-   persyaratan yang berlebihan
4. Adanya peluang yang memungkinkan stake holder terkait untuk saling intervensi;
5. Tata cara evaluasi penawaran yang kurang jelas mengandung ketidakpastian;
6. Menghasilkan penyedia jasa yang diragukan kemampuan dan keahliannya untuk dapat menyelesaikan pekerjaan yang berkualitas.

Dilihat dari kelemahan sistem prosedur tersebut, maka dapat disimpulkan bahwa pengadaan barang/jasa pemerintah sebelum diberlakukannya e-procurement sangat tidak efisien dan efektif. Dengan adanya e-procurement diharapkan dalam pengadaan barang/jasa pemerintah sesuai dengan prinsip pengadaan barang dan jasa pemerintah, yaitu efisien, efektif, bersaing, transparan, adil/tidak diskriminatif dan tanggung jawab. Dengan terpenuhinya prinsip tersebut, maka pemerintah dapat menciptakan good governance, yang mana prinsip dalam pengadaan barang/jasa tersebut memenuhi kriteria sebagaimana suatu pemerintahan dapat dikatakan sebagai good governance.

Tujuan dan Manfaat E-Procurement

Secara umum, tujuan dari diterapkannya e-procurement yaitu untuk menciptakan transparansi, efisiensi, dan efektivitas serta akuntabilitas dalam pengadaan barang dan jasa yang dilakukan melalui media elektronik (on line) antara pengguna barang / jasa dan penyediabarang/ jasa. E-procurement dapat memperbaiki tingkat layanan kepada para user, mengefektifkan penggunaan sumber daya manusia dalam proses pengadaan, memenuhi kebutuhan akses informasi yang real time, serta mendukung proses monitoring dan audit.

Dari penerapan e-procurement, manfaat yang dapat diperoleh antara lain:

• Keuntungan langsung: meningkatkan akurasi data, meningkatkan efisiensi dalam operasi, proses aplikasi yang lebih cepat, mengurangi biaya administrasi, mengurangi biaya operasi, dan mengurangi supply cost.
• Keuntungan tidak langsung: membuat pengadaan lebih kompetitif, meningkatkan layanan kepada konsumen, meningkatkan hubungan mitra kerja, mempersingkat birokrasi, standarisasi proses, dan dokumentasi

Hambatan dalam Penerapan E-Procurement

Ada beberapa hambatan dalam penerapan e-procurement, antara lain karena banyak bisnis kecil dan menengah yang lambat dalam pengadaan secara online. Selain itu, jumlah pemasok yang memiliki perlengkapan untuk berpartisipasi dalam sebuah proses e-procurement juga tidak banyak.

Beberapa masalah yang perlu diperhatikan dalam menerapkan e-procurement, yaitu:

• Pemasok-pemasok yang mampu mendukung fitur elektronik
• Pencarian pemasok baru
• Biaya transaksi
• Ketersediaan konten dan transparansi proses

Referensi:

• http://yosita.staff.st3telkom.ac.id/2015/10/22/hello-world/
• kepo.unikom.ac.id/30370/1/05-kajian-e-proc-andri.pdf

Kelompok 6

• Rio Rizky Abadi_(41816010022) ♂
• Rully Setiawan_(41816010031) ♂
• Shabrini_(41816010141) ♀
• Susi Sunarsih_(41816010043) ♀
• Wahyu Hidayat_(41814010051) ♂
• Yoga Wayan Pratama_(41816010025) ♂

Data Flow Diagram Dalam Perancangan Sistem Informasi Akuntansi

Pengertian DFD (Data Flow Diagram)

Diagram Alir Data (DAD) atau Data Flow Diagram (DFD) adalah suatu diagram yang menggunakan notasi-notasi untuk menggambarkan arus dari data sistem, yang penggunaannya sangat membantu untuk memahami sistem secara logika, tersruktur dan jelas. DFD merupakan alat bantu dalam menggambarkan atau menjelaskan  DFD ini sering disebut juga dengan nama Bubble chart, Bubble diagram, model proses, diagram alur kerja, atau model fungsi.

Latar belakang DAD (Diagram Alir Data)

Suatu yang lazim bahwa ketika menggambarkan sebuah sistem kontekstual data flow diagram yang akan pertama kali muncul adalah interaksi antara sistem dan entitas luar. DFD didisain untuk menunjukkan sebuah sistem yang terbagi-bagi menjadi suatu bagian sub-sistem yang lebih kecil adan untuk menggarisbawahi arus data antara kedua hal yang tersebut diatas. Diagram ini lalu “dikembangkan” untuk melihat lebih rinci sehingga dapat terlihat model-model yang terdapat di dalamnya.

Tujuan DFD

Tujuan DFD adalah :

1. Memberikan indikasi mengenai bagaimana data ditransformasi pada saat data bergerak melalui sistem
2. Menggambarkan fungsi-fungsi(dan sub fungsi) yang mentransformasi aliran data

Manfaat DFD

Manfaat DFD adalah :

Data Flow Diagram (DFD) adalah alat pembuatan model yang memungkinkan profesional sistem untuk menggambarkan sistem sebagai suatu jaringan proses fungsional yang dihubungkan satu sama lain dengan alur data, baik secara manual maupun komputerisasi.
DFD ini adalah salah satu alat pembuatan model yang sering digunakan,khususnya bila fungsi-fungsi sistem merupakan bagian yang lebih penting dan kompleks dari pada data yang dimanipulasi oleh sistem.Dengan kata lain, DFD adalah alat pembuatan model yang memberikan penekanan hanya pada fungsi sistem.
DFD ini merupakan alat perancangan sistem yang berorientasi pada alur data dengan konsep dekomposisi dapat digunakan untuk penggambaran analisa maupun rancangan sistem yang mudah dikomunikasikan oleh profesional sistem kepada pemakai maupun pembuat program.

Simbol DFD

TERMINATOR/KESATUAN LUAR (EXTERNAL ENTITY)

Setiap sistem pasti mempunyai batas sistem (boundary) yang memisahkan suatu sistem dengan lingkungan luarnya. Kesatuan luar (external entity) merupakan kesatuan (entity) di lingkungan luar sistem yang berupa orang, organisasi atau sistem lainnya yang berada di lingkungan luarnya yang akan membeikan input atau menerima output dari sistem (Jogiyanto, 1989).

Suatu kesatuan luar dapat disimbolkan dengan suatu notasi kotak.

Notasi terminator/Kesatuan Luar di DFD

Terminator dapat berupa orang, sekelompok orang, organisasi, departemen di dalam organisasi, atau perusahaan yang sama tetapi di luar kendali sistem yang sedang dibuat modelnya. Terminator dapat juga berupa departemen, divisi atau sistem di luar sistem yang berkomunikasi dengan sistem yang sedang dikembangkan.

ARUS DATA (DATA FLOW)

Arus data (data flow) di DFD diberi simbol suatu panah. Arus data ini mengalir diantara proses (Process), simpanan data (data store) dan kesatuan luar (external entity). Arus data ini menunjukkan arus data yang dapat berupa masukkan untuk sistem atau hasil dari proses sistem.

Notasi Arus Data di DFD

Arus Arus data  data dapat dapat berbentuk berbentuk sebagai sebagai berikut berikut :

• Formulir atau atau dokumen dokumen yang  yang digunakan digunakan perusahaan perusahaan
• Laporan tercetak tercetak yang  yang dihasilkan dihasilkan sistem sistem
• Output dilayar  komputer
• Masukan untuk komputer komputer
• Komunikasi ucapan
• Surat atau memo
• Data yang dibaca atau atau direkam di  file
• Suatu isian yang  yang dicatat pada buku agenda
• Transmisi data  dari suatu komputer ke komputer lain

PROSES (PROCESS)

Suatu proses adalah kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh orang, mesin, atau komputer dan hasil suatu arus data yang masuk ke dalam proses untuk dilakukan arus data yang akan keluar dari prises. Suatu proses dapat ditunjukkan dengan simbol lingkaran atau dengan simbol empat persegi panjang tegak dengan sudut-sudutnya tumpul.

Notasi Proses di DFD

Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan tentang proses :

• Proses harus memiliki input dan output.
• Proses dapat dihubungkan dengan komponen terminator, data store atau proses melalui alur data.
• Sistem/bagian/divisi/departemen yang sedang dianalisis oleh profesional sistem digambarkan dengan komponen proses.

SIMPANAN DATA (DATA STORE)

Simpanan data (data store) merupakan simpanan dari data yang dapat berupa file atau database di sistem komputer, arsip atau catatan manual, kotak tempat data di meja seseorang, tabel acuan manual, agenda atau buku. Simpanan data di DFD dapat disimbolkan dengan sepasang garis horizontal paralel yang tertutup di salah satu ujungnya.

Simbol dari Simpanan Data di DFD

Simbol Simbol Lain Dalam DFD

Simbol-Simbol Dalam DFD.

Syarat Memuat DFD

Syarat-syarat pembuatan DFD ini adalah :

1. Pemberian nama untuk tiap komponen DFD
2. Pemberian nomor pada komponen proses
3. Penggambaran DFD sesering mungkin agar enak dilihat
4. Penghindaran penggambaran DFD yang rumit
5. Pemastian DFD yang dibentuk itu konsiten secara logika

Tips-tips dalam membuat DFD

Berikut ini tips-tips dalam membuat DFD :

1. Pilih notasi sehingga proses yang didekomposisi atau tidak didekomposisi dapat dibaca dengan mudah
2. Nama proses harus terdiri dari kata kerja dan kata benda
3. Nama yang dipakai untuk proses, data store, dataflow harus konsisten (identitas perlu)
4. Setiap level harus konsisten aliran datanya dengan level sebelumnya
5. Usahakan agar external entity pada setiap level konsisten peletakannya
6. Banyaknya proses  yang disarankan pada setiap level tidak melebihi 7 proses
7. Dekomposisi berdasarkan kelompok data lebih disarankan (memudahkan aliran data ke storage yang sama)
8. Nama Proses yang umum hanya untuk prose yang masih akan didekomposisi
9. Pada Proses yang sudah tidak didekomposisi, nama Proses dan nama Data harus sudah spesifik
10. Aliran ke storage harus melalui proses, tidak boleh langsung dari external entity
11. Aliran data untuk Proses Report .. : harus ada aliran keluar. Akan ada aliran masuk jika perlu parameter untuk mengaktifkan report
12. Aliran data yang tidak ada datastorenya harus diteliti, apakah memang tidak mencerminkan persisten entity (perlu disimpan dalam file/tabel), yaitu kelak hanya akan menjadi variabel dalam program.

Langkah membuat/menggambar DFD

Tidak ada aturan baku untuk menggambarkan DFD. Tapi dari berbagai referensi yang ada, secara garis besar langkah untuk membuat DFD adalah :

IDENTIFIKASI ENTITAS LUAR, INPUT DAN OUTPUT
Identifikasi terlebih dahulu semua entitas luar, input dan ouput yang terlibat di sistem.

BUAT DIAGRAM KONTEKS (DIAGRAM CONTEXT)
Diagram ini adalah diagram level tertinggi dari DFD yang menggambarkan hubungan sistem dengan lingkungan luarnya.
Caranya :

• Tentukan nama sistemnya.
• Tentukan batasan sistemnya.
• Tentukan terminator apa saja yang ada dalam sistem.
• Tentukan apa yang diterima/diberikan external entity dari/ke sistem.
• Gambarkan diagram konteks.

BUAT DIAGRAM LEVEL ZERO (OVERVIEW DIAGRAM)
Diagram ini adalah dekomposisi dari diagram konteks.
Caranya :

• Tentukan proses utama yang ada pada sistem.
• Tentukan apa yang diberikan/diterima masing-masing proses ke/dari sistem sambil memperhatikan konsep keseimbangan (alur data yang keluar/masuk dari suatu level harus sama dengan alur data yang masuk/keluar pada level berikutnya).
• Apabila diperlukan, munculkan data store (master) sebagai sumber maupun tujuan alur data.
• Hindari perpotongan arus data
• Beri nomor pada proses utama (nomor tidak menunjukkan urutan proses).

BUAT DIAGRAM LEVEL SATU
Diagram ini merupakan dekomposisi dari diagram level zero.
Caranya :

• Tentukan proses yang lebih kecil (sub-proses) dari proses utama yang ada di level zero.
• Tentukan apa yang diberikan/diterima masing-masing sub-proses ke/dari sistem dan perhatikan konsep keseimbangan.
• Apabila diperlukan, munculkan data store (transaksi) sebagai sumber maupun tujuan alur data.
• Hindari perpotongan arus data.
• Beri nomor pada masing-masing sub-proses yang menunjukkan dekomposisi dari proses sebelumnya.C ontoh : 1.1, 1.2, 2

Level dalam DFD

Kesalahan dalan pembuatan DFD

Umumnya kesalahan dalam pembuatan   DFD adalah :

1. Proses mempunyai input tetapi tidak menghasilkan output. Kesalahan ini disebut dengan black hole (lubang hitam), karena data masuk ke dalam proses dan lenyap tidak berbekas seperti dimasukkan ke dalam lubang hitam.
2. Proses menghasilkan output tetapi tidak pernah menerima input. Kesalahan ini disebut dengan miracle (ajaib), karena ajaib dihasilkan output tanpa pernah menerima input.
3. Input yang masuk tidak sesuai dengan kebutuhan proses
4. Data Store tidak memiliki keluaran
5. Data Store tidak memiliki masukan
6. Hubungan langsung antar entitas luar
7. Masukan langsung entitas data store
8. Keluaran langsun dari data store ke Entitas  luar
9. Hubungan langsung antar data store
10. Data masukan dan keluaran yang tidak bersesuain dalam data store

Kelebihan dan Kekurangan DFD :

Kelebihan :

1. DFD membantu para analis sitem meringkas informasi tentang sistem,mengetahui hubungan antar sub-subsistem, membantu perkembangan aplikasi secara efektif. DFD tidak menunjukkan proses pengulangan (loop).
2. DFD berfungsi sebagai alat komunikasi yang baik antara pemakai dan analis sistem. DFD tidak menunjukkan proses perhitungan.
3. DFD dapat menggambarkan sejumlah batasan otomasi (teknik untuk membuat perangkat, proses, atau sistem agarberjalan secara otomatis) untuk pengembangan alternatif sistem fisik.

Kekurangan :

1. DFD tidak menunjukkan proses pengulangan (loop).
2. DFD berfungsi sebagai alat komunikasi yang baik antara pemakai dan analis sistem. DFD tidak menunjukkan proses perhitungan.
3. DFD dapat menggambarkan sejumlah batasan otomasi (teknik untuk membuat perangkat, proses, atau sistem agar berjalan secara otomatis) untuk pengembangan alternatif sistem fisik. DFD tidak memperlihatkan aliran kontrol.
4. Lemah dalam konsep model untuk pendeskripsian data dan basis data.

Contoh Data Flow Diagram dalam Sistem Informasi Akuntansi

Referensi:

• http://riiaiia.blogspot.co.id/2012/10/data-flow-diagram-dfd.html
• http://getri9393.blogspot.co.id/2014/01/data-flow-diagram-dfd_5764.html
• publication.gunadarma.ac.id/bitstream/123456789/6231/1/JURNAL.pdf

Kelompok 6

• Rio Rizky Abadi_(41816010022) ♂
• Rully Setiawan_(41816010031) ♂
• Shabrini_(41816010141) ♀
• Susi Sunarsih_(41816010043) ♀
• Wahyu Hidayat_(41814010051) ♂
• Yoga Wayan Pratama_(41816010025) ♂